C’est difficile à admettre mais le constat est là, c’est devenu comme inévitable : vos projets dérivent.

Un projet qui dérive, qu’est-ce que cela implique ?

managementC’est avant tout un projet qui prend du retard dans son planning. C’est donc un client qu’il faut régulièrement tenter de rassurer tout en lui annonçant que le résultat sera livré plus tard que prévu. Ce sont également des fournisseurs et des parties prenantes de votre organisation qui doivent s’adapter à ces retards.

C’est un projet dont les coûts dépassent le budget initial voire même parfois s’envolent. C’est mathématique : vous passez plus de temps pour faire la même chose, vous refaites certaines parties, bref vous dépensez plus pour obtenir le résultat voulu initialement.

Ce sont aussi des actions supplémentaires de pilotage à mener pour prévoir à nouveau qui fera quoi, quand et à quel prix.

C’est grave docteur ?

Lmanagement 1‘objectif même de la gestion de projet est de s’organiser afin d’éviter cela, de gérer l’inconnu, de prévoir et de maîtriser les coûts et les délais. Il existe donc un moyen de corriger le tir !

Selon votre maturité et votre culture d’entreprise, les efforts à faire pour redresser la barre semblent plus ou moins importants : de parfaitement anecdotiques pour certains à insurmontables pour d’autres. Mais rien n’est insurmontable quand on s’en donne les moyens. L’expérience et les exemples de « success stories » parlent pour nous.

Mais avant de regarder du côté des solutions, commençons par rappeler les bases.

Un projet, qu’est-ce que c’est ?

Un projet est la mobilisation temporaire de moyens dans le but de créer, transformer ou fournir un résultat unique, que ce soit un produit, un service ou une organisation par exemple.

  • management 2« Temporaire » : un projet est éphémère, il a un début et une fin, il cesse d’exister quand il a rempli son objectif ou s’il a été arrêté.
  • Les moyens mobilisés peuvent être humains, techniques, financiers… Ils peuvent provenir de différentes entités d’une société ou même de son environnement.
  • Chaque projet est par nature unique bien que les moyens mobilisés et les résultats attendus ne le soient pas forcément.

 

Cette définition est celle proposée par le PMI (Project Management Institute), groupement de référence autour des bonnes pratiques liées à la gestion des projets.

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Formulée autrement, lancer un projet consiste à s’organiser pour faire quelque chose que vous ne ferez qu’une seule fois. Un projet c’est tout le contraire d’une activité récurrente comme par exemple la production de pièces en série.

 

Maintenant que le constat et les bases sont posés, nous pouvons aborder les solutions et les bonnes pratiques.

Pour suivre vos projets, commencer par prévoir

« On ne gère bien que ce que l’on mesure » : cet adage bien connu s’applique bien évidemment à la gestion de vos projets.

management 4Ainsi la première chose à mettre en place pour piloter vos projets et éviter les dérives c’est une structure, une organisation, un planning et une méthode permettant un suivi complet et efficace. Un suivi complet, qui intègre la planification des activités, des coûts et des ressources. Un suivi efficace, qui ne demande pas plus de 15% de la charge globale de votre projet. Mesurez ce que vous voulez piloter, ni moins, ni plus.

Avant toute chose, structurez, organisez et planifiez !

Vous savez ce que vous voulez réaliser, vous connaissez l’objectif de votre projet. Maintenant il faut mettre sur papier comment vous aller y parvenir, quelles activités composent votre projet. Vous décomposez votre projet en activités pouvant être suivies par un responsable ; on retrouver souvent le terme anglais de WBS (work breakdown structure) pour désigner cette phase. Il existe des recommandations pour élaborer votre WBS, nous y reviendrons dans un autre article.

Vous devez également prévoir la durée de ces activités et les enchaînements à prévoir entre elles afin d’estimer la date de fin de votre projet pour aboutir au résultat voulu.

Pour cela vous disposez de plusieurs outils complémentaires, tels le diagramme PERT ou le diagramme GANTT.

Vous voilà maintenant avec le planning structuré de votre projet.

Planifiez sans rien oublier…

Vos activités sont planifiées, voilà une bonne base. Mais avez-vous tout en main pour suivre votre projet ? Pas encore.

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Pour chacune de vos activités, y compris les activités de suivi non productives, prévoyez vos ressources, tant humaines que matérielles. Affectez vos équipes et vos équipements sur vos activités, cela vous oblige à dimensionner le travail, étape incontournable pour pouvoir suivre son avancement. Et gardez à l’esprit qu’une ressource ne peut logiquement pas travailler à plus de 100% !

Votre planning est presque complet, il reste à planifier vos coûts, dépenses et recettes. Planifiez vos achats, valorisez le temps de vos ressources… Vous devez prévoir et enregistrer pour chaque activité ce qu’elle va vous coûter (ou vous rapporter) et quand.

Une fois ces étapes franchies, vous voilà avec votre planning chargé, prêt à démarrer votre projet.

Veillez tout de même à ne pas vous surcharger ! management 6

Notez bien qu’il n’est pas nécessaire, pour un projet de longue durée, d’avoir planifié le détail de vos activités, de vos ressources et de vos
coûts. Donnez-vous un horizon de pilotage court-terme pour lequel vous devez avoir ce niveau de détail (typiquement de 1 à 3 mois).

Sur un horizon plus long terme, vous pouvez vous contenter d’une vision moins fine et plus facilement ajustable, en ne planifiant que des macro-activités et en ne chargeant que des coûts estimés à grosse maille.

Plus vous suivez finement votre projet, plus le travail de mise à jour sera important, donc veillez à garder assez de recul pour ne pas finir « le nez dans le guidon ».

Suivez votre avancement, faites-le honnêtement et clairement.

management 7Maintenant que votre projet vit, vos activités avancent soit comme prévu, soit mieux, soit moins bien. Enregistrez les écarts par rapport à votre prévision, ne cachez rien sous le tapis, soyez honnête, avec vous-même comme avec vos équipes et votre direction. Se voiler la face est le meilleur moyen de ne pas s’améliorer. Identifiez bien où, pourquoi et de combien vous dérivez ou avancez (risque, aléa ou opportunité), c’est ainsi que vous pourrez corriger le tir la prochaine fois.

Quant à savoir comment corriger cela, vous y travaillerez par la suite.

Capitaliser, c’est essentiel !

Votre projet arrive maintenant à son terme. N’attendez pas de miracle : mettre en place les méthodes et les outils pour le suivre ne vous permettront pas du premier coup de le voir se finir dans les clous.

L’essence d’un projet est de faire quelque chose d’unique, comme nous l’avons vu plus haut. Et pourtant il est possible de réutiliser vos expériences tirées des projets passés pour faire mieux par la suite. C’est même l’un des intérêts majeurs d’un bon suivi !

management 8À la fin de votre projet, prenez le temps nécessaire pour analyser le déroulement de votre projet. Qu’est-ce qui a bien marché ? Qu’est-ce qui a dérivé ? Peut-être aviez-vous tendance à sous-estimer une activité, dans ce cas prévoyez plus de temps et de ressources la prochaine fois.

 

management 9Et pour être sûr de bien faire cet exercice, que faut-il faire ? Le planifier dans le cadre de votre projet, bien sûr ! Dès la construction de celui-ci, prévoyez une ou plusieurs activités de débriefing, de retour d’expérience et d’amélioration. Assurez-vous d’y faire participer les acteurs significatifs de votre projet lors de la planification de ces activités, sans quoi ils seront déjà passés à autre chose et votre prochain projet ne profitera que partiellement de votre expérience.

Chaque projet est unique, et pourtant vos projets se ressemblent suffisamment pour utiliser les leçons tirées de ceux passés afin d’en faire profiter les suivants.

PS : beaucoup de sujets sont soit simplement survolés, soit mis sous silence dans cet article : structuration, suivi de l’avancement, pilotage financier, gestion des risques, gestion du contenu, gestion de la qualité, communication, approvisionnements, intégration avec la production… Nous les aborderons progressivement.