La dématérialisation est dans l’air du temps, qu’on se le dise ! Loi Macron et digitalisation des fonctions finance obligent, ce thème fut au centre de nombreux ateliers et conférences au congrès des DAF et des Directeurs Juridiques le 7 juillet dernier.

Les divers éditeurs du marché (Basware, Esker, Yooz, T2i…) présents y ont ainsi exposé leurs diverses solutions, et quelques clients ont témoigné, partageant leurs retours d’expérience sur le déroulé de leurs projets de dématérialisation.

Retours d’expérience sur les gains

  • Coût de traitement d’une facture

pexels-photo-large-2Selon le cabinet Arthur D. Little, le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur se situe entre 13,8 et 20 € en moyenne en France. Les éditeurs annoncent quant à eux un coût cible, grâce à leurs outils, à 5 € ! Les factures sont en effet dématérialisées, et les données sont reconnues et extraites par le logiciel afin d’être comptabilisées automatiquement… et nécessitent moins d’intervention humaine pour des tâches à faible valeur ajoutée.

Les témoignages clients convergent d’ailleurs sur une baisse significative du coût de traitement de la facture. Thalès Avionics est ainsi passé 17,6 à 6,7 € pour le traitement des factures fournisseurs, et de 11,10 à 4,10 € à l’émission de facture vers les clients.

Ce client a aussi vu le temps de traitement sensiblement diminuer, à J+1 (jour réception facture +1), en centralisant la réception des factures sur un seul site, au lieu de 7 auparavant.

  • Impact sur les ressources humaines et le contrôle interne

pexels-photo-40120-large-1Le traitement de la facture prend donc moins de ressources, (Bridgestone annonce ainsi être passé de 10 à 5 personnes), et permet de réallouer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée au sein de l’entreprise.

La fluidification administrative du traitement des factures permet aussi aux équipes de retrouver de la sérénité, la séparation des tâches et le workflow d’approbation diminuant le risque de fraude et améliorant le processus de contrôle interne.

Ce dernier est d’ailleurs renforcé car certains outils permettent de s’assurer que la méthode de rapprochement 3 critères (commande/réception/facture) est bien respectée. Thalès Avionics annonce ainsi avoir largement augmenté son nombre de commandes émises, passant de 35 à 6% de factures sans commande.

Le processus de traitement des factures est donc mieux pris en charge, ce qui a pour effet collatéral de diminuer significativement le nombre de litiges. Bridgestone a ainsi pu diviser  les effectifs de ce service par 4.

  • Impact sur les délais de paiement / mise en place de l’escompte

coins-currency-investment-insurance-128867-largeLa moyenne de retard de paiement en France était de 13,6 jours en 2015. La réduction des délais de paiement grâce au traitement plus rapide des factures permet non seulement d’améliorer le respect de la loi LME (SFR, Numéricable ou Airbus Helicopters ont récemment été sanctionnés de lourdes amendes à ce titre), mais aussi de renforcer la relation fournisseur/acheteur.

Autre impact positif, Bridgestone ou encore Leclerc ont profité de cette meilleure maîtrise des délais pour négocier la mise en place de l’escompte auprès de certains de leurs fournisseurs.

Le rôle du Directeur Financier

light-man-hand-pen-largeSi la mise en place d’une dématérialisation des factures fournisseurs peut donc avoir des impacts positifs au-delà des simples considérations financières, elle suppose au préalable une réflexion importante de la part de l’entreprise, tant sur ses besoins que ses processus, dont l’alignement est au cœur du projet. Mettre l’accent sur les pain points, estimer le gain attendu, c’est aussi ce qui permettra de « vendre » le projet en interne.

Un projet de dématérialisation réussi supposera donc que le Directeur Financier remplisse plusieurs conditions de succès :

  • Un cadrage et une feuille de route projet issus d’une phase d’étude préalable ;
  • Une bonne connaissance du marché et de ses solutions (quel est le périmètre qui me concerne réellement ?) ;
  • Une bonne gestion de la conduite du changement ;
  • Fédérer les fonctions dépositaires des processus achats, finance, fiscalité et audit/contrôle interne.

ADVENTS est là pour vous aider !

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Forts de nos missions réussies (JOA, MANITOWOC, COMPASS, KILOUTOU…) nous disposons de retours d’expérience et d’une capitalisation que nous mettons au service des projets de nos clients.

Durant toutes les phases du projet, nous alignons organisation, processus et Système d’Information en fédérant des différentes parties prenantes (achats, direction financière, contrôle interne, fournisseurs, éditeurs, intégrateurs…).

C’est une véritable transformation que nous accompagnons !

Pour en savoir plus n’hésitez pas à nous contacter.